Het organiseren van een business event is een uitgelezen kans om uw merk extra in de spotlight te zetten. Of het nu gaat om een productlancering, een jubileums of een andere bijzondere mijlpaal, u hebt de gelegenheid om uw bedrijf van zijn beste kant te laten zien aan alle genodigden. Een event organiseren brengt echter wel wat uitdagingen met zich mee. Daarom geven wij van Printtable 7 tips om ervoor te zorgen dat uw event een succes wordt.
1. Bepaal het doel van het event
Allereerst is het slim om van te voren een doel te bepalen voor het event. Met andere woorden: wanneer is het event succesvol? Door van te voren een doel te bepalen, kunt u dit gebruiken als kapstok voor de organisatie van de rest van het event. Wilt u bijvoorbeeld uw naamsbekendheid vergroten? Dan is het slim om niet alleen vaste klanten en partners uit te nodigen, maar ook journalisten en influencers, eventueel tegen betaling.
2. Stel een team samen om het event te organiseren
Nadat de doelen zijn vastgesteld, stelt u een team samen dat verantwoordelijk is voor de organisatie van het event. Afhankelijk van de grootte van het event is het goed om te werken met een team van drie tot zes of zeven personen. Zorg dat iedereen een eigen rol krijgt, bijvoorbeeld iemand voor communicatie en marketing, iemand voor de aankleding en een financieel specialist. Op die manier is het voor iedereen duidelijk welke verantwoordelijkheid ze hebben en wat van hen verwacht wordt.
3. Vind de perfecte locatie
Bij het organiseren van een businessevenement is de locatie van onschatbare waarde. Aan de ene kant wilt u indruk maken, dus de locatie moet passen bij uw bedrijf en het publiek. Aan de andere kant is het ook belangrijk dat de locatie goed bereikbaar is, dus dichtbij uw gasten of anders goed bereikbaar met de auto of het ov. De perfecte locatie past dus zowel qua stijl als bereikbaarheid bij uw gasten.
4. Kies een goede datum
Wat voor de locatie geldt, geldt des te meer voor de datum van het event. Een veelgemaakte fout is willekeurig een datum te prikken. Grote kans dat dit dan nét niet goed uitkomt voor veel van uw gasten. Let er bijvoorbeeld op dat er geen concurrerende events plaatsvinden op die dag, en vermijd bij voorkeur ook vakanties. Plan het evenement ook ruim van te voren (en stuur ruim van te voren uitnodigingen), zodat uw event het eerste in de agenda van uw gasten kan worden gezet.
5. Creëer een balans tussen sfeer en professionaliteit
Afhankelijk van de doelen van uw event, zal de ideale balans tussen gezelligheid en uw zakelijke doelen gevonden moeten worden. Niemand zit te wachten op een saaie bedoening, maar u wilt ook niet dat het uit de hand loopt. Zorg dus voor een goede catering die past bij uw bedrijf en de mensen die u uitnodigt. Hetzelfde geldt voor de locatie, de aankleding en het programma: combineer het leuke met uw businessdoelen voor een event dat zowel voor uzelf als uw gasten een succes wordt.
6. Zorg voor een perfecte aankleding
Ook de aankleding is van groot belang. Huurt u een zaal in een hotel of een evenementlocatie? Dan zal de eigenaar van de locatie u hierin ondersteunen. Organiseert u het feest op uw eigen locatie of huurt u een locatie die nog aangekleed moet worden? Zorg dan naast sfeer voor voldoende zitgelegenheid, statafels en leuke biertafels. En vergeet ook niet deze tafels aan te kleden met statafelhoezen, biertafelhoezen en buffettafelhoezen met daarop uw eigen logo of beeldmerk!
7. Maak een programma bij het organiseren van het event
En tot slot, en misschien wel het belangrijkste aspect bij een event organiseren: zorg voor een boeiend programma. Dit werkt vaak het beste door uit te gaan van het doel van het event. Bij een productlancering zal de daadwerkelijk lancering en de presentatie daarbij de hoofd-act van het event zijn. Door daar vervolgens slim omheen te plannen, met bijvoorbeeld een spreker vooraf en diverse demonstraties erna, houdt u uw gasten geboeid en haalt u zelf het meeste uit uw event.