Die Organisation eines Geschäftsevents ist eine großartige Gelegenheit, Ihre Marke ins Rampenlicht zu rücken. Ob es sich um eine Produkteinführung, ein Jubiläum oder einen anderen besonderen Meilenstein handelt, Sie haben die Möglichkeit, Ihr Unternehmen allen Eingeladenen von seiner besten Seite zu zeigen. Die Organisation einer Veranstaltung ist jedoch mit einigen Herausforderungen verbunden. Deshalb geben wir von Printtable 7 Tipps, damit Ihre Veranstaltung ein Erfolg wird.
1. Definieren Sie den Zweck der Veranstaltung
Zunächst einmal ist es klug, sich im Voraus ein Ziel für die Veranstaltung zu setzen. Mit anderen Worten: Wann ist die Veranstaltung erfolgreich? Wenn Sie im Voraus ein Ziel festlegen, können Sie es als Grundstein für die Organisation der restlichen Veranstaltung nutzen. Wollen Sie zum Beispiel Ihre Markenbekanntheit steigern? Dann ist es klug, nicht nur Stammkunden und Partner, sondern auch Journalisten und Influencer einzuladen, eventuell gegen eine Gebühr.
2. Stellen Sie ein Team für die Organisation der Veranstaltung zusammen
Sobald die Ziele festgelegt sind, stellen Sie ein Team zusammen, das für die Organisation der Veranstaltung verantwortlich ist. Je nach Größe der Veranstaltung ist es sinnvoll, mit einem Team von drei bis sechs oder sieben Personen zu arbeiten. Stellen Sie sicher, dass jeder seine eigene Rolle hat, z. B. jemand für Kommunikation und Marketing, jemand für die Dekoration und ein Finanzfachmann. Auf diese Weise ist jedem klar, welche Verantwortung er trägt und was von ihm erwartet wird.
3. Finden Sie den perfekten Standort
Bei der Organisation einer Geschäftsveranstaltung ist der Veranstaltungsort von unschätzbarem Wert. Einerseits wollen Sie beeindrucken, daher sollte der Veranstaltungsort zu Ihrem Unternehmen und Ihrem Publikum passen. Andererseits ist es auch wichtig, dass der Veranstaltungsort gut erreichbar ist, d. h. in der Nähe Ihrer Gäste liegt oder mit dem Auto oder öffentlichen Verkehrsmitteln leicht zu erreichen ist. Der perfekte Veranstaltungsort muss also sowohl in Bezug auf den Stil als auch auf die Zugänglichkeit für Ihre Gäste geeignet sein.
4. Wählen Sie ein gutes Datum
Was für den Veranstaltungsort gilt, gilt erst recht für das Datum der Veranstaltung. Ein häufiger Fehler ist es, willkürlich ein Datum festzulegen. Die Chancen stehen gut, dass dies für viele Ihrer Gäste nicht das Richtige ist. Vergewissern Sie sich zum Beispiel, dass an diesem Tag keine konkurrierenden Veranstaltungen stattfinden, und vermeiden Sie möglichst auch Feiertage. Planen Sie die Veranstaltung außerdem lange im Voraus (und verschicken Sie die Einladungen rechtzeitig), damit Ihre Veranstaltung der erste Termin im Kalender Ihrer Gäste sein kann.
5. Schaffen Sie ein Gleichgewicht zwischen Atmosphäre und Professionalität
Je nach den Zielen Ihrer Veranstaltung muss das ideale Gleichgewicht zwischen Geselligkeit und Ihren Geschäftszielen gefunden werden. Niemand wartet auf eine langweilige Affäre, aber Sie wollen auch nicht, dass sie aus dem Ruder läuft. Sorgen Sie also für ein gutes Catering, das zu Ihrem Unternehmen und den eingeladenen Gästen passt. Das Gleiche gilt für den Veranstaltungsort, die Dekoration und das Programm: Kombinieren Sie den Spaß mit Ihren geschäftlichen Zielen für eine Veranstaltung, die sowohl für Sie als auch für Ihre Gäste ein Erfolg sein wird.
6. Stellen Sie sicher, dass die Dekoration perfekt ist
Auch die Dekoration ist von großer Bedeutung. Mieten Sie einen Raum in einem Hotel oder einem Veranstaltungsort? Wenn ja, wird der Eigentümer des Veranstaltungsorts Sie dabei unterstützen. Veranstalten Sie die Party an Ihrem eigenen Ort oder mieten Sie einen Ort, der noch dekoriert werden muss? Achten Sie also nicht nur auf die Atmosphäre, sondern auch darauf, dass es genügend Sitzgelegenheiten, Stehtische und schöne Biertische gibt. Und vergessen Sie nicht, diese Tische mit Stehtischhussen, Biertischhussen und Buffettischhussen mit Ihrem eigenen Logo oder Ihren eigenen Logos zu schmücken!
7. Erstellen Sie bei der Organisation der Veranstaltung ein Programm
Und schließlich, und das ist vielleicht der wichtigste Aspekt bei der Organisation einer Veranstaltung: Sorgen Sie für ein ansprechendes Programm. Dies gelingt oft am besten, wenn man vom Zweck der Veranstaltung ausgeht. Bei einer Produkteinführung sind die eigentliche Markteinführung und die dazugehörige Präsentation der Hauptakt der Veranstaltung. Durch eine geschickte Planung, z. B. mit einem Referenten im Vorfeld und verschiedenen Vorführungen im Anschluss, fesseln Sie Ihre Gäste und holen selbst das Beste aus Ihrer Veranstaltung heraus.
